Главная / Блог 
/ Чем удобен электронный документооборот

Чем удобен электронный документооборот

9 июня, 2022

Сегодня электронное ведение всей отчетности не является новшевством. Практически все организации отказались от бумажных дел и предпочитают все учитывать на электронных носителях. В чем преимущества этого способа и как правильно к нему прийти?

Любое формирование бухгалтерской финансовой отчетности связано с большим количеством счетов и документов. Переход в электронную среду поможет систематизировать их и вовремя найти необходимые данные.

Что такое электронный документооборот

По сути, это обмен электронными документами по определенным каналам связи с помощью оператора. Весь процесс похож на обмен письмами в сети интернет:

  1. Бухгалтер формирует определенный документ на компьютере или ноутбуке, подписывает электронной подписью и отправляет его своему контрагенту путем специально установленных программ.
  2. Абонент получает документ в течение секунды, изучает его, также подписывает или наоборот возвращает на доработку. Каждому документу присваивается статус, на какой стадии согласования он находится.

Все программы специально написаны с удобным, похожим на почтовые, интерфейсом, чтобы пользователям было удобно быстро в них разобраться. Все интуитивно понятно и логично. То есть, штатные бухгалтеры выполняют свои прежние действия, только посредством учетных программ.

Все документы проходят через систему программ определенного оператора, который оказывает услугу обмена электронными документами. Легитимность подписи проверяется автоматически – она уже есть в базе данных. В самой же подписи есть вся необходимая информация о реквизитах фирмы и того, кто подписывает бумагу.

Обязаны ли все перейти на электронный документооборот

Нет, не обязаны. По закону любая организация вправе выбирать удобный оптимальный способ ведения бухгалтерии и финансовой отчетности. Чаще всего переход на электронную систему происходит случайно, по инициативе контрагентов. И в большинстве случаев, преимущества этого способа заставляют компании оставаться в такой системе.

Переход на электронный документооборот – процедура затратная, но по окончании всех процессов преимущества неоценимы:

  • Не нужно где-то хранить большое количество ценных бумаг и переживать за их сохранность.
  • Все процессы в налаженном обороте будут обходиться компании гораздо дешевле и быстрее.

Обмен информацией на бумажных носителях постепенно сдает свои позиции. Вокруг нас происходит постепенный переход всех сфер деятельности в электронный формат, и отрицать цифровизацию становится невозможным. Бизнес-процессы также автоматизируются с помощью машин, и контролировать их, заполняя кипу бумаг, очень сложно и ресурсозатратно.

​Сложности перехода на электронный документооборот

Те компании, у которых накопилось огромное количество ценных бумаг и документов, сталкиваются с огромным объемом работы при переходе на электронную систему обмена и учета данных. Также есть фирмы, где используются какие-то нетипичные программы, специально разработанные под узкую нишу и направленность бизнеса.

Осле всех сонастроек и вноса данных, бухгалтеру останется только включать удобную программу и использовать ее в своей работе.

Для перехода необходимо:

  • определить порядок всех действий и учета,
  • выучить пользовательские программы,
  • установить правила для всех сотрудников предприятия.

Преимущества электронного документооборота

Переход на такую цифровую систему позволит вам:

  • Не переживать о сохранности и неприкосновенности документов.
  • Иметь доступ ко всем документам и при необходимости распечатывать их в любой точке мира.
  • Знать статус продвижения дел по статусам документов.
  • Предоставлять электронные документы проверяющим органам в течение нескольких минут.
г. Москва, 3-я Парковая улица, 51с3

г. Владимир, ул. Нижняя Дуброва, 28
ВСЕГДА НА СВЯЗИ
envelopephonemap-markerclock
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram