Сегодня электронное ведение всей отчетности не является новшевством. Практически все организации отказались от бумажных дел и предпочитают все учитывать на электронных носителях. В чем преимущества этого способа и как правильно к нему прийти?
Любое формирование бухгалтерской финансовой отчетности связано с большим количеством счетов и документов. Переход в электронную среду поможет систематизировать их и вовремя найти необходимые данные.
Что такое электронный документооборот
По сути, это обмен электронными документами по определенным каналам связи с помощью оператора. Весь процесс похож на обмен письмами в сети интернет:
- Бухгалтер формирует определенный документ на компьютере или ноутбуке, подписывает электронной подписью и отправляет его своему контрагенту путем специально установленных программ.
- Абонент получает документ в течение секунды, изучает его, также подписывает или наоборот возвращает на доработку. Каждому документу присваивается статус, на какой стадии согласования он находится.
Все программы специально написаны с удобным, похожим на почтовые, интерфейсом, чтобы пользователям было удобно быстро в них разобраться. Все интуитивно понятно и логично. То есть, штатные бухгалтеры выполняют свои прежние действия, только посредством учетных программ.
Все документы проходят через систему программ определенного оператора, который оказывает услугу обмена электронными документами. Легитимность подписи проверяется автоматически – она уже есть в базе данных. В самой же подписи есть вся необходимая информация о реквизитах фирмы и того, кто подписывает бумагу.
Обязаны ли все перейти на электронный документооборот
Нет, не обязаны. По закону любая организация вправе выбирать удобный оптимальный способ ведения бухгалтерии и финансовой отчетности. Чаще всего переход на электронную систему происходит случайно, по инициативе контрагентов. И в большинстве случаев, преимущества этого способа заставляют компании оставаться в такой системе.
Переход на электронный документооборот – процедура затратная, но по окончании всех процессов преимущества неоценимы:
- Не нужно где-то хранить большое количество ценных бумаг и переживать за их сохранность.
- Все процессы в налаженном обороте будут обходиться компании гораздо дешевле и быстрее.
Обмен информацией на бумажных носителях постепенно сдает свои позиции. Вокруг нас происходит постепенный переход всех сфер деятельности в электронный формат, и отрицать цифровизацию становится невозможным. Бизнес-процессы также автоматизируются с помощью машин, и контролировать их, заполняя кипу бумаг, очень сложно и ресурсозатратно.
Сложности перехода на электронный документооборот
Те компании, у которых накопилось огромное количество ценных бумаг и документов, сталкиваются с огромным объемом работы при переходе на электронную систему обмена и учета данных. Также есть фирмы, где используются какие-то нетипичные программы, специально разработанные под узкую нишу и направленность бизнеса.
Осле всех сонастроек и вноса данных, бухгалтеру останется только включать удобную программу и использовать ее в своей работе.
Для перехода необходимо:
- определить порядок всех действий и учета,
- выучить пользовательские программы,
- установить правила для всех сотрудников предприятия.
Преимущества электронного документооборота
Переход на такую цифровую систему позволит вам:
- Не переживать о сохранности и неприкосновенности документов.
- Иметь доступ ко всем документам и при необходимости распечатывать их в любой точке мира.
- Знать статус продвижения дел по статусам документов.
- Предоставлять электронные документы проверяющим органам в течение нескольких минут.
